اطلاعات پایه

الزامات استاندارد مدیریت زیست محیطی ISO 14001

استانداردهای مدیریت زیست محیطی به این منظور تهیه شده اند که بتوانند عناصر یک سیستم مدیریتی کارآمد را در اختیار سازمان قرار دهند و با تلفیق شدن با سایر الزامات مدیریت به عنوان راهنمایی برای دستیابی سازمان ها به اهداف زیست محیطی و اقتصادی به کار روند.

سازمان بین المللی استاندارد ایزو عدد 14000 را برای استاندارد مدیریت زیست محیطی تعیین کرده که در واقع شماره سري استاندارد مي باشد. لازم به ذكر است كه این سازمان از شماره 14000 تا 14100 را به اين سري از استانداردها اختصاص داده است.

مزایای اجرای استاندارد مدیریت زیست محیطی ISO 14001:

1 ـ پيشگيري از انتشار آلودگي

(Waste) 2 ـ كاهش پسماند

3 ـ صرفه جويي در مصرف انرژي و استفاده مجدد از مواد

4 ـ كاهش اثرات منفی ناشي از عملكرد صنعت بر محيط زيست

5 ـ بهبود ارتباطات درون سازمانی و برون سازماني (طرف های ذینفع، مشاوران و پیمانکاران)

6ـ افزايش سهم بازار و راه یافتن به عرصه بازارهاي جهاني

ساختار استاندارد مدیریت زیست محیطی ISO 14001 متشکل از عناصر زیر می باشد:

1. دامنه كاربرد

2. استانداردهای مرجع

3. تعاريف

4. الزامات سيستم مديريت زیست محیطی

1. دامنه كاربرد استاندارد مدیریت زیست محیطی ISO 14001:

استاندارد ايزو 14001 در هر سازماني كه اجرا، نگهداري و بهبود يك سيستم مديريت زيست محيطي را در دستور کار خود داشته باشد كاربرد دارد. کلیه الزامات درج شده در این استاندارد به منظور لحاظ شدن در سیستم های مدیریت زیست محیطی پیش بینی شده اند. محدوده كاربرد ايزو 14001 در هر سازمان به عوامل متفاوتي بستگی دارد كه از جمله آن ها مي توان به خط مشی زیست محیطی سازمان، نوع و ماهیت فعاليتهاي سازمان و همچنين شرايطي كه در آن فعاليت مي نمايد اشاره نمود.

این استاندارد در هر سازمانی که تمایل به اعمال موارد زیر داشته باشد قابل کاربرد است:

اجرا، نگهداري و بهبود يك سيستم مديريت زیست محیطی

l اطمينان ازانطباق با خط مشي مدیریت زیست محیطی كه خود سازمان تعيين كرده و اثبات اين انطباق به ديگران

l درخواست گواهي و ثبت سيستم مديريت زیست محیطی خود به وسیله يك سازمان بیروني

تعيين انطباق با اين استاندارد و اظهار آن توسط خود سازمان

2. استانداردهای مرجع

(Normative References)

منظور از استاندارد مرجع منابع اطلاعاتی است که داده ها و راهنما را در رابطه با این استاندارد فراهم می آورد. در حال حاضر برای این استاندارد، استاندارد مرجع وجود ندارد.

3. تعاریف

(Definitions)

برخی از تعاريف مندرج در استاندارد ايزو 14001 به شرح زير ارائه مي گردد:

3-1- انطباق

(Conformity)

برآورده شدن يك الزام يا خواسته

3-2- بهبود مستمر

(Continual Improvement)

فرايندی است که طی آن سيستم مديريت زيست محيطي در راستاي خط مشي زيست محيطي سازمان ارتقا می یابد تا عملكرد زيست محيطي كلي سازمان بهبود یافته و اثربخش تر گردد.

- پيامد زيست محيطي 3-3

Environmental Impact

تغییرات به وجود آمده در محیط زیست اعم از مثبت و منفی، كه تمام يا بخشي از آن در نتیجه فعاليت هاي محصولات يا خدمات يك سازمان باشد تحت عنوان پیامد زیست محیطی تلقی می گردد.

3-4- پيشگيري از آلودگي

Prevention of Pollution

به کارگیری فرآيندها و روشهاي كاري یا مواد يا محصولاتي كه منجر به پیش گیری ، كاهش يا كنترل آلودگي گردد. از جمله این فرایندها مي توان به بازگرداني، تصفيه، تغيير فرايند، مكانيزم­هاي كنترل و... اشاره کرد. همچنین استفاده كارا از منابع و جايگزيني مواد از دیگر راههای پیش گیری از آلودگی می باشند.

3-5- جنبه زيست محيطي

Environmental Aspect

بخشي از فعاليتها، محصولات يا خدمات يك سازمان كه دارای کنش و واکنش و تاثيري متقابل با محیط زیستباشد.

- خط مشي زيست محيطي 6-3

Environmental Policy

مقاصد و اصول سازمان در زمینه عملكرد زيست محيطي که در قالب یک بیانیه ارائه می گردد و ساختار و الگویی برای اقدام وهمچنین تعيين اهداف خرد و کلان زيست محيطي آن به دست مي دهد.

- روش اجرايي 7-3

Procedure

روشی که براي اجراي يك فعاليت يا يك فرايند تعیین گردیده است.

3-8- سابقه

Record

مدركي كه در آن نتايج بدست آمده و فعاليتهای انجام شده درج شده است.

3-9- سازمان

Organization

شركت، اداره، مجتمع كاري، نهاد مسئول يا موسسه که می تواند ثبت شده یا ثبت نشده، دولتی، عمومی و یا خصوصی باشد و تشکیلات اداری و وظایف و اختیارات خاص خودش را داشته باشد.

- سيستم مديريت زيست محيطي 10-3

Environmental management system

بخشي از كل سيستم مديريت كه مسئولیت تهيه، اجرا، حصول، بازنگري و حفظ خط مشي زيست محيطي را برعهده دارد این سیستم دارای ساختار سازماني منسجمی می باشد که فعاليتهاي طرح ريزي و مسئوليتهای مشخصی دارد و از طریق بکارگیری روشها، فرايندها و منابع در جهت تحقق اهداف و خط مشی های زیست محیطی عمل می نماید.

3-10- طرف ذينفع

Interested party

فرد و يا گروهي كه متأثر از عملكرد زيست محيطي يك سازمان باشد یا به نوعی با آن ارتباط داشته باشد.

3-11- عدم انطباق

Non conformity

برآورده شدن يك الزام يا خواسته

3-12- عملكرد زيست محيطي

Environmental performance

عملکرد سيستم مديريت زيست محيطي سازمان در زمینه كنترل جنبه هاي زيست محيطي بر اساس خط مشي و اهداف خرد و كلان زيست محيطي آن سازمان که به صورت نتايج قابل اندازه­گيري در دسترس باشد.

3-13- فرايند

Process

مجموعه فعاليتهايی كه با یکدیگر در ارتباط و تعاملند و دروندادها را به بروندادها تبديل مي كنند.

Product 3-14- محصول

حاصل یا نتیجه يك فرايند

3-15- محيط زيست

Environment

محيطي كه سازمان در آن فعاليت مي­نمايد و تحت تأثیر فعالیت های سازمان قرار دارد شامل کلیه عناصر منابع طبيعي نظیرهوا، خاك، منابع آبی، گياهان، جانوران، انسان و روابط متقابل بين آنها .

3-16- مدرك

Document

اطلاعات و رسانه آن

3-16- مشتري

Customer

سازمان يا شخصي كه محصولي را دريافت مي­كند.

3-17- مميزي سيستم مديريت زيست محيطي

Environmental management system audit

فرايند تصديق سیستماتیکی که به ارزيابي سيستم مديريت زيست محيطي سازمان می پردازد. در این با سنجش شواهد تعیین می کنند که سيستم مديريت زيست محيطي سازمان با معيارهايی که خود سازمان براي مميزي این سيستم تعیین کرده انطباق دارد يا نه و در آخر نتايج اين فرايند را به مديريت سازمان ابلاغ می نمایند.

3-18- هدف كلان زيست محيطی

Environment Objective

هدف زيست محيطي فراگير و کلی که از خط مشي زيست محيطي برگرفته شده و يك سازمان خود را ملزم به تحقق آن مي داند. این هدف حتي الامکان به صورت كمي بيان مي گردد.

3-19- هدف خرد زيست محيطي

Environmental target

الزام عملكردي تفصيلي که برگرفته از اهداف کلان سازمان می باشد و در سازمان يا بخشهائي از آن قابل اعمال است. اهداف خرد حتی الامکان به صورت كمي بيان می شوند و برای دستيابي به اهداف كلان سازمان باید تعيين و برآورده شوند.

4. الزامات سيستم مديريت زیست محیطی:

4-1-الزامات كلي

4-2-خط مشي زیست محیطی

4-3-طرح ريزي

4-4-اجرا و عمليات

4-5-بررسي و اقدامات اصلاحي

4-6-بازنگري مديريت

4-1-الزامات كلي

(General Requirements)

در هر سازمان يك سيستم مديريت زيست محيطي ايجاد و برقرار نگهداشته می شود كه الزامات آن در كل بند 4 تشريح مي گردد.

4 ـ 2 ـ خط مشي زيست محيطي

(Environmental Policy)

در هر سازمان خط مشی زیست محیطی توسط مدیریت رده بالا تعریف و تعیین می گردد. در تدوین خط مشیزیست محیطی لازم است نکات زیر مورد توجه قرار گیرند:

· با ماهيت، وسعت و پيامدهاي زيست محيطي فعاليت ها، محصولات یا خدمات سازمان متناسب باشد.

· در خصوص بهبود مستمر و پيشگيري از آلودگي تعهد داشته باشد.

· شامل تعهد به تبعيت از قوانين، مقررات و الزامات پذیرفته شده توسط سازمان باشد.

· ساختاری براي تعيين و بازنگري اهداف خرد و کلان زيست محيطي ارائه نمايد.

· به كليه كاركنان ابلاغ گردد و در سازمان اجرا شده و استقرار یابد.

· قابل دسترس برای عموم باشد.

خط مشي زيست محيطي بايستي به صورتی تدوین شده باشد كه براي هر کدام از طرف هاي ذينفع سازمان (درون سازماني و برون سازماني) قابل درك بوده و به صورت ادواري بازنگري و تجديد نظر گردد تا شرايط و اطلاعات در حال تغيير را منعكس نمايد.

4 ـ 3 ـ طرح ريزي

(Planning)

طرح ريزي شامل چهار بند به شرح زير است:

4 ـ 3 ـ 1 ـ جنبه هاي زيست محيطي

(Environmental Aspects)

سازمان بايد براي شناسائي جنبه هاي زيست محيطي فعاليتها، محصولات يا خدمات تحت کنترل خود روش های اجرایی ايجاد و برقرار نگهدارد تا بدینوسیله جنبه هائي كه پيامدهاي بازري بر محيط زيست دارند تعیین گردند. همچنین باید جنبه هاي مربوط به اين پيامدهاي بارز در تعيين اهداف كلان زيست محيطي لحاظ گردند و اين اطلاعات باید توسط سازمان به روزرسانی شوند.

اين زير بند، سازمان را ملزم مي نمايد كه جهت شناسايي جنبه هاي بارز زيست محيطي اقدام نمايد.

4 ـ 3 ـ 2 ـ الزامات قانوني و ساير الزامات

(Legal and other Requirements)

روش های اجرائي براي شناسائي و دستيابي به الزامات قانوني و ساير الزامات مورد پذیرش سازمان که قابل اعمال به جنبه هاي زيست محيطي فعاليتها، محصولات يا خدمات آن باشد باد ايجاد شده و برقرار نگهداشته شوند.

چند نمونه از الزامات:

ـ آئين كارهاي صنعتي

ـ توافق نامه هاي منعقده با سازمانهاي دولتي و عمومي

ـ قوانين عمومي زيست محيطي

ـ قوانين تجارتي

ـ مقررات خاص صنايع مختلف

ـ مقررات مربوط به خدمات

ـ مجوزهاي حرفه اي

ـ قوانين مالي

ـ صدور مجاز آلودگي هوا / خاك / آب

4 ـ 3 ـ 3 ـ اهداف كلان و اهداف خرد

(Objectives and Targets)

اهداف كلان و اهداف خرد زيست محيطي باید در هر بخش و سطحي در درون سازمان و مرتبط با آن بخش ها ايجاد و برقرار نگهداشته شوند. هنگام تعيين و بازنگري اهداف كلان سازمان بايد الزامات قانوني و ساير الزامات جنبه هاي زيست محيطي بارز، گزينه هاي فن آوري، الزامات مالي و عملياتي و بازرگاني و نظرات طرفهاي ذينفع مد نظر قرارگيرد. اهداف كلان و اهداف خرد بايد با خط مشي زيست محيطي سازگار بوده و نسبت به پيشگيري از آلودگي متعهد باشد.

4ـ 3 ـ 4 ـ برنامه های مديريت زيست محيطي

(Environmental Management Programs)

براي دستيابي به اهداف كلان و اهداف خرد سازمان باید برنامه هایی توسط سازمان درنظرگرفته و برقرار نگهداشته شوند. این برنامه ها مشتمل بر موارد زير می باشند:

الف) تعيين مسئوليت ها در هر بخش و سطحي از سازمان براي محقق ساختن اهداف خرد و كلان

ب) نحوه و زمانبندي دستيابي به آنها

اگر پیشرفت پروژه اي در گرو فن آوری هاي جديد، فعاليت ها، محصولات یا خدمات جديد يا تغيير يافته اي باشد، برنامه يا برنامه ها بايد هر جا كه لازم است تغییر یافته و اصلاح شوند تا اطمينان حاصل شود مديريت زيست محيطي در مورد اينگونه پروژه ها به نحو مطلوب اعمال می گردد.

اين زير بند سازمان را به ايجاد و برقراری برنامه های دستيابي به اهداف كلان و خرد ملزم مي نمايد.

4 ـ 4 ـ اجرا و عمليات

(Implementation and Operation)

اجرا و عمليات شامل هفت زير بند به شرح زير است:

4 ـ 4 ـ 1 ـ ساختار و مسئوليت

(Structure and Responsibility)

برای اینکه مديريت زيست محيطي بتواند به طور موثر در سازمان به اجرا درآید لازم است وظايف، مسئوليت ها و اختيارات تعيين مدون و ابلاغ شوند. منابع مورد نیاز براي اجرا و كنترل سيستم مديريت زيست محيطي باید توسط مدیریت فراهم شود. منابع انساني و مهارت هاي تخصصي، فن آوري و منابع مالي از منابع ضروری برایمدیریت زیست محیطی می باشد. نماينده يا نمايندگان مشخصی باید توسط مدیریت رده بالای سازمانمنصوب شوند كه صرف نظر از ساير مسئوليتها داراي وظايف، مسئوليت ها و اختيارات معين براي موارد زير باشند:

· اطمینان از تعیین و اجرای الزامات مدیریت زیست محیطی بر اساس استاندارد ایزو 14001

· ارائه گزارش عملکرد سیستم مدیریت زیست محیطی به مدیریت رده بالا برای بازنگری و الگویی برای رسیدن به بهبود مستمر

4 ـ 4 ـ 2 ـ آموزش آگاهي و صلاحيت

(Training, Awareness and Competence)

نیازهای آموزشی پرسنل باید توسط سازمان تعیین گردند و بخصوص کارکنانی که کار آن ها پیامد بارزی بر محیط زیست دارد لازم است آموزش های مناسب را دیده باشند. روش های اجرایی برای آگاهی کارکنان از موارد زیر باید در سازمان تدوین و اجرا شوند:

· اهميت انطباق با خط مشي و روشهاي اجرايي زيست محيطي و همچنین الزامات سيستم مديريت زيست محيطي

· پيامدهاي زيست محيطي بارز(بالفعل يا بالقوه) منتج شده از فعاليتهاي كاری پرسنل و منافع زيست محيطي که در نتیجه بهبود عملکرد کارکنان به دست آمده.

· درک کارکنان از نقش و مسئوليتهاي خود در به دست آوردن انطباق با خط مشي و روشهايي اجرايي زيست محيطي و الزامات سيستم مديريت زيست محيطي (از جمله با الزامات آمادگي و واكنش در وضعيت اضطراري).

· عواقب بالقوه پیروی نکردن از روشهايي اجرايي عملياتي تعیین شده.

وظايفی كه مي تواند باعث پيامدهاي زيست محيطي بارز شود بايد به افراد تحصيل کرده، آموزش دیده، مجرب و واجد صلاحيت واگذار گردد.

4 ـ 4 ـ 3 ـ ارتباطات

(Communication)

بر اساس جنبه هاي زيست محيطي و سيستم مديريت زيست محيطي هر سازمان باید روشهاي

اجرايي براي تحقق موارد زير ايجاد و اجرا گردد:

· ارتباطات درون سازمانی (ارتباط بين سطوح و بخش هاي مختلف یک سازمان)

· ارتباطات برون سازمانی (دريافت، تدوین و پاسخگويي به اطلاعات رسیده از طرف هاي ذينفع بيرون از سازمان نظیر پیمانکاران، مشتریان و...)

باید فرايندهايي براي ارتباطات با بيرون سازمان در خصوص جنبه هاي زيست محيطي بارز تعیین شده و تصميمات سازمان در این خصوص ثبت شوند.

فرآيند ارائه گزارش داخلی و درصورت لزوم گزارش خارجي از فعاليتهاي زيست محيطي سازمان تحت عنوان ارتباطات می باشد که موارد زیر را دربردارد:

ـ نشان دهده تعهد مديريت به محيط زيست باشد.

ـ با پرسش ها درخصوص جنبه هاي زيست محيطي فعاليتها، محصولات و خدمات سازمان مرتبط باشد.

ـ آگاهي درخصوص خط مشي، اهداف كلان، اهداف خرد و برنامه هاي مديريت زيست محيطي را افزايش دهد.

افرادی که این مسئولیت را برعهده دارند باید از موارد زیر آگاهی داشته باشند:

ـ نتايج به دست آمده از پايش سيستم مديريت زيست محيطي

ـ نتايج مميزي سيستم مديريت زيست محيطي

ـ نتايج جلسات بازنگري مديريت

از آنجایی که ارتباطات با مسئوليت دولتي و مسئوليت سازمانهاي مختلف در مورد برنامه ريزي اضطراري و ساير مواد مربوطه باید بصورت روش اجرایی مدنظر قرار گیرد در خصوص ارتباط با طرفهاي ذينفع انجام موارد زیر پیشنهاد می گردد:

ـ برگزاري جلسات با شرکت خانواده هاي كاركنان، ساكنين محلي و ساير مقامات دولتي

ـ انتشار خبرنامه ها و نشریات دوره اي و ارائه گزارش سالانه

ـ نگهداری شماره تلفن هاي خاص براي ارتباط طرف هاي ذينفع

4-4-4- مستندسازی سیستم مدیریت زیست محیطی

(Environmental Management System Documentation)

سازمان باید اطلاعات مورد نیاز را چه به صورت فایل های الکترونیکی و چه به صورت پرونده بایگانی نماید . این کار به منظور موارد زیر انجام می گیرد:

· تشریح عناصر اصلی سیستم مدیریت و چگونگی روابط متقابل بین آن ها

· ارجاع به مستندات مرتبط

4 ـ 4 ـ 5 ـ كنترل مدارك

(Document Control)

روشهاي اجرايي براي كنترل کلیه مدارك مورد نياز استاندارد ایزو 14001 باید توسط سازمان ايجاد شده و اجرا گردد تا نسبت به موارد زیر اطمينان حاصل شود:

· مشخص بودن محل مدارك.

· بازنگری مدارك به صورت ادواري، تجديد نظر در صورت لزوم و تأیید مناسب بودن آنها توسط افراد مجاز.

· دسترسی به نسخه هاي جاري مدارك مربوطه در تمام بخش هائي كه عمليات اساسي براي كاركرد مؤثر سيستم مديريت زيست محيطي در آنها انجام مي گيرد.

· خارج شدن به موقع مدارك منسوخ از تمام محل هاي صدور و محلهاي استفاده آنها واطمینان از عدم استفاده ناخواسته آن ها.

· مشخص کردن تمام مدارك منسوخ كه از نظر قانوني و يا حفظ دانش نگهداري مي شوند.

مدارك بایگانی شده بايد خوانا باشند، تاريخ داشته باشند و حتی تاريخهاي تجديد نظر آنها نیز مشخص شده باشد. همچنین باید به راحتي قابل شناسايي بوده و به نحو منظمي نگهداري و براي دوره زماني مشخصي حفظ شوند. روش هاي اجرايي و مسئوليت هاي مرتبط با تهيه و تغيير انواع مختلف مدارك بايد تعیین شده و برقرار نگهداري شوند.

4 ـ 4 ـ 6 ـ كنترل عمليات

(Operational Control)

عمليات و فعاليتهاي تأثیرگذاربر جنبه هاي زيست محيطي بارز در راستاي خط مشي، اهداف كلان و اهداف خرد باید توسط سازمان مشخص شوند. برای اطمینان از انجام اين فعاليتها تحت شرايط معین شده لازم است برنامهريزي هایی در این زمینه انجام شود:

· تعیین و برقراري روشهاي اجرايي مدون براي ایجاد شرایطی كه نبود آنها ممكن است منجر به انحراف از خط مشي و اهداف كلان و اهداف خرد زيست محيطي گردد.

· تعیین معيارهاي عملياتي در روشهاي اجرايي.

· ايجاد و برقراري روشهاي اجرايي در رابطه با جنبه هاي زيست محيطي بارز محصولات و خدمات مورد استفاده سازمان و ابلاغ روشهاي اجرايي و الزامات مربوطه به پيمانكاران و عرضه كنندگان.

در بخش «كنترل عمليات» سازمان ملزم مي گردد تا عمليات و فعاليتهاي مؤثر بر جنبه هاي زيست محيطي بارز را شناسایی نماید. برخي عمليات و فعاليتهايي كه براي برآورده نمودن الزامات اين بخش تحت كنترل قرار ميگيرند عبارتند از:

ـ طراحي و مهندسي، تحقيقات و توسعه

ـ فرایند خريد

ـ پيمانكاري

ـ جابجايي و انبارش مواد خام

ـ خدمات آزمايشگاهي

ـ حمل و نقل

ـ بازاريابي و تبليغ

ـ ارائه خدمات به مشتري

4 ـ 4 - 7 -آمادگی و واکنش در وضعیت اضطراری

(Emergency-Preparedness and Response)

روشهاي اجرايي براي شناسايي احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعيت هاي اضطراري باید در سازمان ایجاد گردند و همچنین بمنظور پيشگيري و كاهش پيامدهاي زيست محيطي احتمالی ناشی از این حوادث باید تدابیر لازم اتخاذ گردد.

سازمان بايد هر زمان كه لازم باشد به تجديد نظر و بازنگري روشهاي اجرايي آمادگي و واكنش در وضعيت اضطراري خود بپردازد، به ویژه بعد از وقوع حوادث يا وضعيت هاي اضطراري. همچنين بايد هر زمان كه امكانپذير باشد این روشهاي اجرايي به صورت ادواري به آزمايش گذاشته شوند.

كپسولهاي آتش نشاني، آژيرهاي خطر، كليدهاي اعلام وضعيت اضطراري و . . . از مثال های واکنش در شرایط اضطراری می باشند.

براي برآورده نمودن بخشي از الزامات اين زير بند لازم است چگونگي استفاده، ايمني و ساير موارد مربوطه به صورت مدون و در روشهاي اجرايي مناسب آورده شود.

برخي از موارد مربوط به اين بخش عبارتند از:

ـ كنترل انتشار تصادفي مواد در هوا

ـ كنترل رها شدن تصادفي مواد در آب يا خاك

ـ كنترل اثرات خاص ناشي از رها شدن اين مواد در محيط زيست

روشهاي اجرايي باید به گونه ای برنامه ریزی شوند که قادر باشند شرايط عملياتي غير عادي، تصادفي و وضعيتهاي اضطراري را پوشش دهند.

برخی برنامه هاي پیشنهادی در وضعيت اضطراري :

ـ اهمیت مسئوليت ها و وظایف در وضعيت اضطراري

ـ تهیه فهرستي از كاركنان كليدي

ـ تشریح جزئيات خدمات اضطراري

ـ تدوین برنامه هاي ارتباطي درون و برون سازماني (مرتبط با وضعيت اضطراری)

ـ اقدامات ضروري هنگام وقوع حوادث مختلف

ـ ارائه اطلاعات در مورد مواد خطرناك

ـ آزمايش و كنترل اثربخشی روشها

4 ـ 5 ـ بررسي و اقلام اصلاحي

(Cheking and Corrective Action)

اين بند شامل چهار زير بند می باشد:

4 ـ 5 ـ 1 ـ پايش و اندازه گيري

(Monitoring and Measurement)

مشخصه هاي كليدي عمليات و فعاليتهاي سازمان که می توانند پيامد بارزي بر محيط زيست داشته باشند باید مورد پایش و اندازه گیری قرار گیرند. بدین منظور لازم است روش های اجرایی مربوطه توسط سازمان تدوین، اجرا و برقرار گردند. از جمله این اقدامات می توان به ثبت اطلاعات براي ردگيري عملكرد كنترل هاي عملياتي مربوطه و مطابقت با اهداف كلان و اهداف خرد زيست محيطي سازمان اشاره نمود. تجهيزات پايش بايد كاليبره و نگهداري شوند و سوابق اين فرايند بايد طبق روشهاي اجرايي سازمان حفظ و نگهداری شوند. میزان رعايت قوانين و مقررات زيست محيطي باید مورد سنجش و ارزیابی قرار بگیرد. بدین منظور سازمان باید روش های اجرایی مربوطه را ايجاد نموده و برقرار نگهدارد.

4 ـ 5 ـ 2 ـ عدم انطباق و اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه

(Nonconformance , Corrective and Preventive-Action)

روش های اجرایی برای تعیین مسئولیت ها و اختیارات بمنظور تشخیص عدم انطباق ها و مدیریت آن ها به نحوی که پیامدهای احتمالی کاهش یابند و همچنین برنامه ریزی برای اقدامات اصلاحی و پیش گیرانه باید توسط سازمان ایجاد شده و برقرار نگهداشته شود.

این اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه که با هدف حذف علل عدم انطباق ها اعم از بالفعل و بالقوه انجام می شوند باید با ابعاد مسئله متناسب بوده و هم ارز با پیامدهای زیست محیطی حاصله باشند. در صورت به کار بردن اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه باید هرگونه تغییر که در نتیجه این اقدامات در روش های اجرایی ایجاد شده ثبت گردد.

4 ـ 5 ـ 3 ـ سوابق

(Records)

سوابق زيست محيطي باید توسط سازمان شناسايي و نگهداري شوند و درمورد اینکه تا چه زمانی قابل استفاده هستند باید تصمیم گیری شود. در این خصوص لازم است سازمان روش های اجرایی مربوطه را ایجاد و برقرار نگهدارد. اين سوابق شامل سوابق آموزشي و نتايج مميزي ها و بازنگري ها می باشد.

سوابق نگهداری شده بايد خوانا، قابل شناسايي و قابل رديابي به فعاليتها، محصولات یا خدمات مربوطه باشند. در خصوص بایگانی سوابق زيست محيطي بايد دقت لازم بعمل آید كه از آسيب، خرابي يا نابودي محفوظ بمانند و همچنین به سهولت قابل دستيابي باشند. مدت نگهداري آنها بايد تعيين و ثبت شود. سوابق باید متناسب با سيستم و سازمان نگهداري شوند تا از انطباق با الزامات اين استاندارد اطمینان حاصل گردد.

اين سوابق مي توانند شامل موارد زير باشند:

1 ـ اطلاعات در مورد قوانين و ساير الزامات زيست محيطي مربوطه

2 ـ سوابق شكايات

3 ـ سوابق آموزشي پرسنل سازمان

4 ـ اطلاعات مربوط به فرايندها

5 ـ اطلاعات مربوط به محصولات

6 ـ سوابق بازرسي، نگهداري و كاليبراسيون

7 ـ اطلاعات مرتبط با پيمانكاران و عرضه كنندگان

8 ـ گزارش رويدادها

9 ـ اطلاعات مربوط به آمادگي و واكنش در وضعيت اضطراري

10 ـ اطلاعات مربوط به جنبه هاي زيست محيطي بارز

11 ـ نتايج مميزی ها

12 ـ بازنگري هاي مديريت

4 ـ 5 ـ 4 ـ مميزي سيستم مديريت زيست محيطي

(Environmental Management System Audit)

برنامه ها و روش هاي اجرايي براي مميزي هاي ادواري سيستم مديريت زيست محيطي باید توسط سازمان اجرا گردد. در این ممیزی ها موارد زیر تعیین می گردند:

1. انطباق سيستم مديريت زيست محيطي با ترتيبات برنامه ريزي شده براي این سیستم و از جمله الزاماتاستاندارد ایزو 14001

2. اطمینان از اجرا و نگهداري سيستم مديريت زيست محيطي به نحو مطلوب

3. ارائه اطلاعات مربوط به نتايج مميزي ها به مديريت

برنامه مميزي سازمان و تنظیم زمان بندي ها بايد بر اساس اهميت زيست محيطي فعاليت مربوطه و نتايج مميزي هاي قبلي تدوین گردد. برای اطمینان از جامع بودن روش های اجرایی ممیزی بايد دامنه شمول، دفعات و اسلوب مميزي لحاظ شوند و همچنين مسئوليتها و الزامات براي انجام مميزي و گزارش نتايج درنظر گرفته شوند.

در برنامه و روشهاي اجرايي مميزي باید به این موارد توجه شود:

1 ـ فعاليتها و محدوده هايي كه بايد در مميزي در نظر گرفته شوند.

2 ـ دفعات مميزي

3 ـ مسئوليت هاي مربوط به اداره و اجراي مميزي ها

4 ـ گزارش دهی از نتايج مميزی ها

5 ـ صلاحيت مميز

6 ـ چگونگي اجراي مميزي ها

4 ـ6 ـ بازنگري مديريت

(Management Review)

مديريت رده بالاي سازمان بايد در فواصلي كه خود تعيين مي نمايد، سيستم مديريت زيست محيطي را بازنگري نمايد تا از تداوم اثربخشی و مناسب بودن آن اطمينان حاصل كند. در این فرايند برای تسهیل ارزیابی سیستم باید اطلاعات مورد نیاز گردآوری شده و در اختیار مدیریت قرار گیرد. اين بازنگري بايد مدون شود. با توجه به نتايج مميزي سيستم مديريت زيست محيطي، تغيير شرايط و تعهد به بهبود مستمر، نياز احتمالي به تغييرات خط مشي و اهداف كلان و ساير عناصر سيستم مديريت زيست محيطي باید در بازنگري مديريت مورد توجه قرار گیرد.

مواردی که در این فرایند مورد بازنگری قرار می گیرند:

ـ نتايج مميزي ها

ـ ميزان تحقق یافتن اهداف كلان و اهداف خرد

ـ تدوام مناسب بودن و اثربخشی سيستم مديريت زيست محيطي با توجه به تغيير شرايط و اطلاعات

ـ مسائل مورد توجه طرف هاي ذينفع